roblog

Meine lieben Freunde. Ich möchte diesen Eintrag zu einem Aufruf an Euch nutzen; das neue Jahr ist zwar nun schon ein paar Tage jung, es ist jedoch nie zu spät für gute Vorsetze. Mein heutiges Anliegen betrifft euer jetziges und zukünftiges Email Verhalten. Viele von Euch sind schon fleißig am arbeiten und schicken auch privat oder in der Uni täglich einige Dutzend Emails. Ich habe bereits hier und hier darauf hingewiesen, dass es vielerorts schlechte Angewohnheiten beim Schreiben einer Email gibt, dies setzt jedoch vor allem eins voraus: dass man bereits mit dem Schreiben der Email begonnen hat.

Dieser Appell richtet sich an diesen vorausgesetzten Schritt: REAGIERT AUF EMAILS. Wenn Ihr von einem Kommilitonen oder Kollegen eine Mail erhaltet, wenn Euch ein Kunde anschreibt, mit einem Problem oder einer Anfrage, reagiert darauf. Natürlich meine ich damit auch das tatsächliche Bearbeiten der Mail, aber lasst Euer Gegenüber wissen, dass Ihr mit der Bearbeitung begonnen habt. Eine kurze Antwort (STRG + R) mit einem Einzeiler,

Hallo xxx,
ich kümmere mich/ ich bin an der Sache dran und melde mich, wenn ich Neuigkeiten habe.
Freundliche Grüsse, Robert.

kostet wenig Mühe, das Absenden (STRG + Enter) sogar noch weniger. Versetzt Euch in die Lage des anderen, es wäre als wenn Euch jemand etwas fragt oder um etwas bittet und ihr einfach keine Antwort gebt. Durch ein kurzes Feedback weiß der Absender woran er ist und dass Ihr seine Email gelesen habt. Dass man die in Outlook integrierte Lesebestätigung ebenfalls für diesen Zweck nutzen kann ist mir bewusst, jedoch ist Outlook außerhalb des eigenen Unternehmens nicht immer verbreitet und eine kurze Antwortmail hat den vorteil der persönlichen Reaktion.

PS: Wo wir grade dabei sind, stellt Euch vor Ihr bittet jemanden um die Erledigung einer Sache, die möglicherweise mehr als nur ein paar Stunden seiner Zeit in Anspruch nimmt. Wäre es dann nicht toll, wenn ihr in regelmäßigen Abständen (1x pro Tag oder 1x pro Woche) eine kurze Meldung zum Status der Angelegenheit erhalten würdet? Ihr wüsstet damit immer, wie der Stand der Dinge ist und wann Ihr mit Ergebnissen rechnen könnt. Denn denkt immer daran, Kommunikation funktioniert nur, wenn beide Seiten senden und empfangen und auch Euer Gegenüber hat Zeitpläne, Fristen und Termine. Danke.